Podsistem robno-materijalno knjigovodstvo zaliha

Uvod

Robno-materijalno knjigovodstvo vodjenja zaliha obuhvata materijalnu i finansijsku evidenciju zaliha robe koje se unose u magacine. Projektom je predvidjeno vodjenje zaliha u real time okruženju (svaki ulaz i izlaz robe odražava se na stanje zaliha), dok se stavovi za finansijsko knjigovodstvo automatski formiraju po nalogu računovodstva. Zbog toga deo ovih evidencija priprada oblasti računovodstva a deo oblasti komiercijale (magacina) Osnovni cilj je praćenje zaliha robe (artikala) po artiklima, nosiocima troškova (organizacionim jedincama) i magacinima.

Za firme koje u svom sastavu imaju više organizacionih jedinica i više magacina uradjeni su programi za prenos robe iz jedne organizacione jedinice u drugu organizacionu jedinicu u veleprodaji ili iz jenog magacina u drugi magacin sa pripadajućim finansijskim stavovima storniranja satanja zaliha u jednoj organizacionoj jedinici i prenos na drugu ili sa jednog magacina na drugi.

Vodjenje materijalnog knjigovodstva

Vodjenje materijalnog knjigovodstva za pretpostavku ima postojanje potrebnih registara. To su registri artikala, magacina, tarifa i procentnih stavova za tarife. Pored ovih registara neophodno je postojanje entiteta koji predstavljaju sastavni deo Informacionog sistema firme To su: kalendar knjiženja, registar komitenata, registar magacina i nosioca troškova, kontni plan, model kontiranja, nalog, stavka_naloga….

Evidencija robe obuhvata promene u materijalnom knjigovodstvu i automatsko ažuriranje zaliha materijala.

Ulaz robe-Prijemnica: Dolaskom prijemnice dobavljača vrši se uknjižavanje robe na zalihe po artiklima, organizacionim jedinicima i magacinima.

Kod unosa prijemnice vrši se za svaki artikal kalkulacija cena. Parametrima u sitemu označavanja šifarnika posla možete setovati da se roba na zalihama vodi uprosečavanjem cene (Nova cena u prijemnici uprosečava cene na zalihama), veleprodajnim, maloprodajnim ili planskim cenamai. Na kalkulaciju cena jednog artikla utiču troškovi (transporta, pretovara, drugih usluga ..), rabat ili marža, preneti porezi i akcize koji se obračunavaju na ulasku robe. Sami možete odrediti troškove i elemente koji utiču na cenu. Uvodjenjem PDV automatski (dobavljač je obveznik PDV-a) i sami odredjujete da li roba koja ulazi na zalihe ulazi u režim PDV-a ili ne.

Takodje je omogućeno da sve cene i kalkulacije radite i u stranoj valuti.

Izlaz robe-faktura: Formiranjem naloga za izlaz robe fakture kupcu, interni nalog trbovanja-izlaza vrši se isknjižavanje robe sa zalihe po artiklima, organizacionim jedinicima i magacinima. Kod obrade fakture vrši se za svaki artikal kalkulacije cena formiranjem cene koja se takodje setuje u sistemu. Roba koja se skida sa zaliha smanjuje količine dok se cena na zalihama ne menja. Na kalkulaciju cena jednog artikla utiču troškovi (transporta, pretovara, drugih usluga ..), rabat ili marža, porezi i akcize koji se obračunavaju pri izlasku robe. Stope poreza i akciza automatski se učitavaju na osnovu predefinisanih tarifnih stavova i datuma kada je dokument formiran. Možete birati da se izvrši obračun celog ili dela poreza. Sami možete odrediti troškove i elemente koji utiču na cenu.

Takodje je omogućeno da sve cene i kalkulacije radite u stranoj valuti.

Pored formiranja fakture za kupca robe postoje i drugi vidovi prenosa robe iz veleprodjnog magacina u drugi magacin ili iz organizacione jedinice u drugu organizacionu jedinicu.

Za firme koje imaju maloprodaju uradjeni su nalozi izlaza robe za maloprodaju .

Nalozi robno-materijalnog knjigovodstva dele isto zaglavlje sa finansijskim nalozima projekta informacinog sistema firme. Redni broj naloga dobija se automatski u okviru firme, dok su dokumenti prijemnica, faktura, interni nalog, prenosi formiraju u okviru posla i organizacionih jedinica.

Nivelacija cena – Nalogom dobavljača ili drugim nalogom za svaki artikal može se izvršiti nivelacija postojećih cena robe na zalihama. Nivelacija se vrši po artiklima, organizacionim jediniacama i magacinima. Za svaku uradjenu nivelaciju formiraju se finansijske stavke povećanja ili smanjenja vrednosti robe i štampa se zapisnik o nivelaciji.

Popis zaliha – Popis zaliha artikla u magacinu vrši se na kraju godine ili prema internim aktima firme ili po nalogu direktora. Popisom zaliha vrši se korekcija zaliha u magacinu po artiklima, organizacionim jediniacama i magacinima. Za svaki uradjen nalog popisa formiraju se finansijske stavke povećanja ili smanjenja vrednosti robe i štampa se zapisnik o uradjenom popisu.

Uključivanje u finasijsko knjigovodstvo

Za svaki formirani nalog kroz robno-materijalno knjigovodstvo automatski se formira jedna finansijska stavka na dobavljača ili kupca robe. Da bi se formirale ostale finansijske stavke neophodno je da zaduženi radnik iz računovodstva pokrene program za automatsko formiranje finansijskih stavki.

Za svaku stavku koja je učestvovala u formiranju zaliha kod ulaza ili izlaza robe (rabat, troškovi, porezi, marže itd …) automatski se formiraju knjgovodstveni stavovi. Nalozi koji su obradjeni (formirani knjigovodstveni stavovi) se blokiraju i nije moguće izvršiti ispravku tih naloga. Greške se ispravlju redovnim stornom same stavke naloga. Formiranje finansijskih stavki moguće je izvršiti više puta u toku dana a progrma vodi evidenciju o već obradjenim nalozima. Automatskim formiranjem stavova finansijskog knjigovodstva eliminisan je ponovni unos podataka u finansijskom knjigovodstvu. Osim skraćenja postupka, ovim automatizmom se postiže usaglašenost materijalne evidencije sa finansijskom.

Automatsko formiranje stavova i njihovo kontiraje omogućeno je postavljanjem (formiranjem) modela kontiranja koji se unese kod starta projekta, izmene kontnog plana ili unosom nove vrste posla.

Drugi preduslov za tačno formiranje finansijskih naloga iz robno-finansijske evidencije je unos ispravnih tarifnih grupa pri otvaranju artikla u registru artikala.

Izveštaji i upiti iz robno-materijalnog knjigovodstva veleprodaje

Izveštaji ovog podsistema obuhvataju :

Izveštaje i upite matičnih podataka,
Izveštaje iz robno-materijalne evidencije
Iizveštaje - za računovodstvo.
Izveštaji robno-materijalne evidencije obuhvataju izveštaje :
Stanje zaliha po za artikal (jedan i sve),
Stanje zaliha za organizacionu jedinicu po artikalima i magacinima (jedanu i sve),
Stanj zaliha za magacin po artikalima i organizacionim jedinicama (jedan i sve), Kritičnim količinama zaliha, Spisak unesenih naloga prijemnica, faktura.
Štampa prijemnica po nalogu i datumu knjiženja.
Štampa faktura po nalogu i datumu knjiženja na predštampan obrazac ili čistom papiru.
Lista nabavki za period, Pregled artikala po količini i vrednosti za period.
Kontrolnu listu ulaznih naloga.
Karticu promena za artikal.
Kontrolnu listu svih promena i stanja po artiklima.
Višak-manjak materijala u magacinu
Izveštaji magacinske evidencije se formiraju po istom principu kao i svi ostali izveštaji u celoj apilkaciji.

Postoje izveštaji koji se formiraju na osnovu datuma valute i oni koji se formiraju na osnovu datuma knjiženja. Izveštaji iz zaliha odgovaraju po prirodi izveštajima iz stanja iz svih finansijskih promena.

Matični podaci i regisrti

U okviru robnog knjigovodstva vode se više registara:

Registar svih artikala u okviru firme
Registar magacina na nivou firme
Registar svih komitenata u okviru firme
Registar poslova
Registar tarifa
Ostali registri..............

Otvaranje/zatvaranje godine

U okviru magacinske evidencije postoji posebna procedura otvaranja/zatvaranja godine. Na osnovu stanja zaliha otvaraju se početna stanja zaliha materijala. Stara (prethodna godina) i dalje je dostupna na uvid u posebnom korisničkom user-u. Nalozi (prijemnice i fakture,interni nalozi) koje nizu zatvorene takodje se prenose u narednu godinu.