 |
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
||||||
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
Uvod
Opšteprisutni zahtev za brzim i tacnim prenosom informacija doveo je do potrebe povezivanja razlicitih racunarskih mreža i razlicitih tehnologija obrade podataka. Potreba za brzim informacijama usmerila je razvoj informacionih sistema ka novim tehnologijama. Napuštaju se klasicne tehnologije obrade podataka putem pojedinačnih aplikacija i uvodi se integralni informacioni sistemi putem kojih se na objedinjen nacin vrši obrada podataka. Tako da se poslovanje hotela ne svodi samo na booking gostiju na recepciji vec pažljivo i kvalitetno pracenje gosta, što se postiže širinom, raznovrsnošcu i kompletnošcu informacija od izvršene rezervacije, njegovog boravka u hotelu, booking-a, korišcenja usluga u restoranima, sportskim i rekreacionim objektima kao i izdavanje racuna i njihovo finansijsko pracenje (knjiženje). S druge strane prate se i drugi ucesnici u radu hotela, dobavljaci i kupci robe koja je neophodna za uspešno poslovanje hotela Uz sve ovo nisu zaboravljeni ni radnici firme koji objedinjuju poslovanje sa svojim zaradama i kadrovskim evidencijama. Dobar informacioni sistem sve ove i mnoge druge elemente mora objediniti i integrisati u jednu celinu. Naša projektna rešenja zasnovana su na rešenjima koja se primenjuju u praksi na principu brza informacija zadovoljan korisnik usluga.
Vodjenje recepcije
Uspešno vodjenje recepcije jedan od bitnih preduslova za efikasan rad hotela.
Rezervacija- obicno se gost ili grupa gostija javljaju rezervacijom soba. Projektom je predvidjeno vodjenje :
Pojedinacna rezervacija sobe
Grupna rezervacija soba
Pojedinacna rezervacija sobe - vrši se pismenim putem ili putem telefona. Od elemenata koji su bitni za rezervaciju je naziv komitenta-gosta, broj osoba, dece, broj soba interval boravka, telefon za obaveštenje posebne napomene. Upitom u slobodne sobe odmah se može potvrditi rezervacija.
Grupna rezevacija soba- vrši se pismenim putem ili putem telefona. Grupna rezervacija se primenjuje u slucaju grupnih putovanja, ekskurzija, sportskih igara itd. Od elemenata koji su bitni za rezervaciju je naziv grupe, firma koja vrši rezervaciju, broj osoba, dece, interval boravka, broj soba po tipovima soba i kategorijama, broj ženskih osoba, telefon i fax za obaveštenje, posebne napomene. Upitom u slobodne sobe po tipovima soba i kategorijama odmah se može potvrditi rezervacija, posebno za broj rezervisanih jednokrevetnih, dvokrevetnih, trokrevetnih itd soba.
Booking - dolaskom gosta ili gostiju u hotel vrši se njihov booking u sobe. Ako gost ima unapred rezervisanu sobu booking se vrši na osnovu rezervacije po automatizmu. Ukoliko je komitent vec bio gost hotela njegovi maticni podaci se samo povezuju sa novim bookingom. Ukoliko je komitent prvi put gost hotela moraju se uneti njegovi maticni podaci u registar komitenata (maticni broj, ime i prezime, mesto i, adresa stanovanja i godina rodjenja)
Istovetan je postupak i kod grupnih rezervacija sa mogucnošcu da se izvrši prvo podela kljuceva a naknadno unesu maticni podaci.
Kod gostiju koji nemaju unapred izvršenu rezervaciju booking se, takodje, može uraditi ukoliko ima slobodnih soba.
Pregled soba - uradjen je program za efikasan i brz uvid u stanje soba. Default je postavljen upit u stanje soba i trenutni datum + sedmodnevni kalendar. Na mapi je uradjen presek statusa soba po datumima i sobama. Za svaku sobu i dan u godini može se videti satus sobe kakav je bio, trenutan ili kakav je u buducem periodu, kao i koji su gosti u sobi. Da bi se lakše izršilo prepoznavanje statusa sobe bojama su obeleženi preseci (soba-kalendar):
Upite možete postavljati po raznim kriterijumima kao što su: po sobama, datumima, statusu soba (slobodna, reezervisana, zauzeta..) itd.
Oznake boja:
Zelena -slobodna soba
Plava - rezevisana soba
Roza - delimicno zauzeta soba
Braon- soba izdata za dnevni boravak
Cvena - zauzeta soba.
Izdavanje računa - odjavom gosta iz hotela vrši se obracun troškova koje je ucinio gost. Uradjen je program putem kojeg vršite obracun svih troškova koji do sada nisu naplaceni, a koji se mogu odnositi na troškove boravka (nocenje, polupansion, pansion …) troškove restorana, troškove drugih usluga (room servis, peglanje veša, telefona, parkinga …), sportskih aktivnost (bazen, teniski tereni, teretane …) itd. Možete izvršiti raspored obracunatih troškova na one koje placa gost (gotovinom, cekom, karticom ….), na one koje placa firma ili one koji su placeni voucher-om ili odobriti popust na racun. Za sve vrste placanja izdaju se posebni racuni odnosno fakture i vrše knjižna zaduženja
Kasa- Za restorane koje se mogu povezati na jedinstveni informacioni sitem firme uradjen je program prodaje robe putem kase sa citacem bar - code. Svaka prodaja vrši smanjenje robe sa zaliha. Takodje su obradjeni razni vidovi placanja usluga u restoranima (gotovina, popusti, cekovi, kartice itd …) kao i prateci izveštaji. Za goste koji žele da sva svoja placanja izvrše po napuštanju hotela omoguceno je prenos racuna na sobu ili gosta u sobi. Za restorane i prodavnice koje nisu u mogucnosti da budu povezane na jedinstven informacioni sistem uradjen je poseban program kase, a putem filova vrši se razmena podataka o zalihama, cenama i izvršenim prodajama na pocetku i kraju dana.
Restoran-kuhinja- programi za pracenje proizvodnje u hotelu odnose se na pracenje proizvodnje obroka u kuhinji i normativno pracenje potrošnje robe koja ucestvuje u proizvodnji.
Sastavnica - Putem sastavnice unose se normativi za proizvodnju obroka po njihovim kolicinskim zaduženjima. Sastavnicu popunjava specijalista proizvodnje-Kuvar za svaku vrstu jela (NPR: za proizvodnju porcije jela Becka šnicla potrebno je: svinjsko meso, jaja, maslac, brašno, varivo, ……).
Tehnološka sastvnica- unosi se opisno tehnološki proces pripremanja jela (NPR porcije jela Becka šnicla).
Podrazumeva se da pristup sastavnici i tehnološkoj sastavnici ima strogo poverljiva osoba pošto su to tajni recepti svakog specijaliste proizvodnje-Kuvara.
Radni nalog- za svaki dan vrši se izdavanje radnih naloga za proizvodnju obroka u kuhinji. Na osnovu unetih sastavnica vrši se normativno trebovanje i skidanje sa zaliha potrebnih kolicina za robe neophodnih za proizvodnju NPR: 100 porcija jela Becka šnicla.
Uključivanje u finasijsko knjigovodstvo
Za svaki formirani nalog na recepciji ili u restoranima automatski se formira jedna finansijska stavka na dobavljaca ili kupca robe ili usluga. Za uslugu ili robu prodatu u restoranu ili prodavnici za gotovinu, ili za koju nije bitan naziv kupca finansijske stavke knjiže se na matican broj firme IS-a. Da bi se formirale ostale finansijske stavke neophodno je da zaduženi radnik iz racunovodstva pokrene program za automatsko formiranje finansijskih stavki.
Za svaku stavku koja je ucestvovala u kalkulaciji cena kod ulaza ili izlaza robe automatski se formiraju knjigovodstveni stavovi. Nalozi koji su obradjeni (formirani knjigovodstveni stavovi) se blokiraju i nije moguce izvršiti ispravku tih naloga. Greške se ispravlju redovnim stornom same stavke naloga. Formiranje finansijskih stavki moguce je izvršiti više puta u toku dana, a program vodi evidenciju o vec obradjenim nalozima. Automatskim formiranjem stavova finansijskog knjigovodstva eliminisan je ponovni unos podataka u finansijskom knjigovodstvu. Osim skracenja postupka, ovim automatizmom se postiže usaglašenost materijalne evidencije sa finansijskom.
Automatsko formiranje stavova i njihovo kontiranje omoguceno je postavljanjem (formiranjem) modela kontiranja koji se unese kod starta projekta, izmene kontnog plana ili unosom nove vrste pola.
Drugi preduslov za tacno formiranje finansijskih naloga iz robno-finansijske evidencije (potrošnja restorana, bifea) je unos ispravnih tarifnih grupa pri otvaranju artikla u registru artikala, ažurno vodjenje cenovnika usluga (nocenje, polupansion, … ), sportske rekreacije (bazen, tenis …). I drugih usluga (telefon, parking, peglanje veša …) i drugih registara.
Izveštaji i upiti iz robno-materijalnog knjigovodstva maloprodaje
Izveštaji ovog podsistema obuhvataju : Izveštaje i upite maticnih podataka, Izveštaje iz robno-materijalne evidencije, Finansijske izveštaje - za racunovodstvo, izveštaje iz hotelskog poslovanja i izveštaje iz proizvodnje kuhinje.