Podsistem poslovanja Hotela-stacionara

Uvod

Opšteprisutni zahtev za brzim i tačnim prenosom informacija doveo je do potrebe povezivanja različitih računarskih mreža i različitih tehnologija obrade podataka. Potreba za brzim informacijama usmerila je razvoj informacionih sistema ka novim tehnologijama. Napuštaju se klasične tehnologije obrade podataka putem pojedinačnih aplikacija i uvodi se integralni informacioni sistemi putem kojih se na objedinjen način vrši obrada podataka. Tako da se poslovanje hotela-stacionara ne svodi samo na booking gostiju na recepciji već pažljivo i kvalitetno praćenje gosta, što se postiže širinom, raznovrsnošću i kompletnošću informacija od izvršene rezervacije, njegovog boravka u hotelu-stacionaru, booking-a, korišćenja usluga u restoranima, sportskim i rekreacionim objektima kao i izdavanje računa i njihovo finansijsko praćenje (knjiženje). S druge strane prate se i drugi učesnici u radu hotela-stacionara, dobavljači i kupci robe koja je neophodna za uspešno poslovanje hotela-stacionara Uz sve ovo nisu zaboravljeni ni radnici firme koji objedinjuju poslovanje sa svojim zaradama i kadrovskim evidencijama. Dobar informacioni sistem sve ove i mnoge druge elemente mora objediniti i integrisati u jednu celinu. Naša projektna rešenja zasnovana su na rešenjima koja se primenjuju u praksi na principu brza informacija zadovoljan korisnik usluga. Vodjenje recepcijeUspešno vodjenje recepcije jedan od bitnih preduslova za efikasan rad hotela-stacionara.Rezervacija- obično se gost ili grupa gostija javljaju rezervacijom soba. Projektom je predvidjeno vodjenje :

Pojedinačna rezervacija sobe

Grupna rezervacija soba

Rezervacija ležaja u stacionaru

Pojedinačna rezervacija sobe - vrši se pismenim putem ili putem telefona. Od elemenata koji su bitni za rezervaciju je naziv komitenta-gosta, broj osoba, dece, broj soba interval boravka, telefon za obaveštenje posebne napomene. Upitom u slobodne sobe odmah se može potvrditi rezervacija

Grupna rezevacija soba- vrši se pismenim putem ili putem telefona. Grupna rezervacija se primenjuje u slučaju grupnih putovanja, ekskurzija, sportskih igara itd. Od elemenata koji su bitni za rezervaciju je naziv grupe, firma koja vrši rezervaciju, broj osoba, dece, interval boravka, broj soba po tipovima soba i kategorijama, broj ženskih osoba, telefon i fax za obaveštenje, posebne napomene. Upitom u slobodne sobe po tipovima soba i kategorijama odmah se može potvrditi rezervacija, posebno za broj rezervisanih jednokrevetnih, dvokrevetnih, trokrevetnih itd soba.

Rezervacija ležaja – za goste u stacionarima vrši se rezervacija ležaja koja može biti uradjena pismeno ili putem telefona. Od elemenata koji su bitni za rezervaciju je naziv komitenta-gosta, broj osoba, pola godina starosti, pokretljivost, dijagnoza, interval boravka, telefon za obaveštenje posebne napomene. Upitom u slobodne ležajeve odmah se može potvrditi rezervacija.

Booking – dolaskom gosta ili gostiju u hotel vrši se njihov booking u sobe. Ako gost ima unapred rezervisanu sobu ili ležaj booking se vrši na osnovu rezervacije po automatizmu. Ukoliko je komitent već bio gost hotela-stacionara njegovi matični podaci se samo povezuju sa novim bookingom. Ukoliko je komitent prvi put gost hotela-stacionara moraju se uneti njegovi matični podaci u registar komitenata (matični broj, ime i prezime, mesto i, adresastanovanja i godina rodjenja)

Istovetan je postupak i kod grupnih rezervacija sa mogućnošću da se izvrši prvo podela ključeva a naknadno unesu matični podaci.Kod gostiju koji nemaju unapred izvršenu rezervaciju booking se, takodje, može uraditi ukoliko ima slobodnih soba-ležajeva.

Pregled soba – uradjen je program za efikasan i brz uvid u stanje soba. Default je postavljen upit u stanje soba i trenutni datum + sedmodnevni kalendar. Na mapi je uradjen presek statusa soba po datumima i sobama. Za svaku sobu i dan u godini može se videti satus sobe kakav je bio, trenutan ili kakav je u budućem periodu, kao i koji su gosti u sobi. Da bi se lakše izršilo prepoznavanje statusa sobe bojama su obeleženi preseci (soba-kalendar) U svakom preseku zauzetosti sobe označen je i pol gostiju u zauzetim,delimično zauzetim i rezervisanima sobama.Upite možete postavljati po raznim kriterijumima kao što su: po sobama, datumima, statusu soba (slobodna, reezervisana, zauzeta..) itd.

Oznake boja:

Zelena -slobodna soba
Plava - rezevisana soba
Roza - delimično zauzeta soba
Braon- soba izdata za dnevni boravak
Cvena – zauzeta soba.

Izdavanje računa – odjavom gosta iz hotela-stacionara vrši se obračun troškova koje je učinio gost. Uradjen je program putem kojeg vršite obračun svih troškova koji do sada nisu naplaćeni, a koji se mogu odnositi na troškove lečenja (prvi pregled, terapije, labartorije ..), troškove boravka (noćenje, polupansion, pansion …) troškove restorana, troškove drugih usluga (room servis, peglanje veša, telefona, parkinga …), sportskih aktivnost (bazen, teniski tereni, teretane …) itd. Automatski se vrši raspored obračunatih troškova na one koje plaća zavod osiguranja, gost (gotovinom, čekom, karticom ….), na one koje plaća firma, ili one koji su plaćeni voucher-om ili odobriti popust na račun. Za sve vrste plaćanja izdaju se fakture, gotovinski računi i vrše knjižna zaduženja

Kasa- Za restorane koje se mogu povezati na jedinstveni informacioni sitem firme uradjen je program prodaje robe putem kase sa čitačem bar – code. Svaka prodaja vrši smanjenje robe sa zaliha. Takodje su obradjeni razni vidovi plaćanja usluga u restoranima (gotovina, popusti, čekovi, kartice itd …) kao i prateći izveštaji. Za goste koji žele da sva svoja plaćanja izvrše po napuštanju hotela-stacionara omogućeno je prenos računa na sobu ili gosta u sobi. Za restorane i prodavnice koje nisu u mogućnosti da budu povezane na jedinstven informacioni sistem uradjen je poseban program kase, a putem filova vrši se razmena podataka o zalihama, cenama i izvršenim prodajama na početku i kraju dana.

Restoran-kuhinja- programi za praćenje proizvodnje u hotelu-stacionaru odnose se na praćenje proizvodnje obroka u kuhinji i normativno praćenje potrošnje robe koja učestvuje u proizvodnji.

Sastavnica – Putem sastavnice unose se normativi za proizvodnju obroka po njihovim količinskim zaduženjima. Sastavnicu popunjava specijalista proizvodnje-Kuvar za svaku vrstu jela (NPR: za proizvodnju porcije jela Bečka šnicla potrebno je: svinjsko meso, jaja, maslac, brašno, varivo, ……).

Tehnološka sastvnica- unosi se opisno tehnološki proces pripremanja jela (NPR porcije jela Bečka šnicla).Podrazumeva se da pristup sastavnici i tehnološkoj sastavnici ima strogo poverljiva osoba pošto su to tajni recepti svakog specijaliste proizvodnje-Kuvara.

Radni nalog- za svaki dan vrši se izdavanje radnih naloga za proizvodnju obroka u kuhinji. Na osnovu unetih sastavnica vrši se normativno trebovanje i skidanje sa zaliha potrebnih količina za robe neophodnih za proizvodnju NPR: 100 porcija jela Bečka šnicla.

Uključivanje u finasijsko knjigovodstvo

Za svaki formirani nalog na recepciji ili u restoranima automatski se formiraju finansijske stavke na dobavljača ili kupca robe ili usluga. Za uslugu ili robu prodatu u restoranu ili prodavnici za gotovinu, ili za koju nije bitan naziv kupca finansijske stavke knjiže se na matičan broj firme IS-a. Za svaku stavku koja je učestvovala u kalkulaciji cena kod ulaza ili izlaza robe automatski se formiraju knjigovodstveni stavovi. Automatskim formiranjem stavova finansijskog knjigovodstva eliminisan je ponovni unos podataka u finansijskom knjigovodstvu. Osim skraćenja postupka, ovim automatizmom se postiže usaglašenost materijalne evidencije sa finansijskom.Automatsko formiranje stavova i njihovo kontiranje omogućeno je postavljanjem (formiranjem) modela kontiranja koji se unese kod starta projekta, izmene kontnog plana ili unosom nove vrste posla.Drugi preduslov za tačno formiranje finansijskih naloga iz robno-finansijske evidencije (potrošnja restorana, bifea) je unos ispravnih tarifnih grupa pri otvaranju artikla u registru artikala, ažurno vodjenje cenovnika usluga (noćenje, polupansion, … ), sportske rekreacije.